Faturação Eletrónica e Assinatura Digital Qualificada

A partir de 1 de outubro, todas as faturas em XML e PDF enviadas por via eletrónica têm de passar a ser assinadas com um novo tipo de certificados para serem consideradas legais.

De acordo com o Decreto-Lei n.º 28/2019 todas as faturas em XML e PDF,  enviadas por via eletrónica, passaram a ter de ser assinadas com um novo tipo de certificado para serem consideradas legais. Esta obrigatoriedade abrange todas as empresas que procedam ao envio das suas faturas em PDF por e-mail em vez de usarem papel.

Foi publicado o Despacho n.º 133/2021-XXII onde foi prorrogado o prazo de aceitação de faturas em PDF. Assim, até 30 de setembro, as empresas podem optar por emitir faturas em formato PDF, e enviar por e-mail, sendo as mesmas consideradas válidas para todos os efeitos previstos na legislação fiscal.

O QUE É UMA FATURA ELETRÓNICA?

Para efeitos legais, uma fatura eletrónica é um documento emitido por um programa de faturação certificado pela Autoridade Tributária (AT), em formato eletrónico, em que é utilizada uma assinatura digital e enviado diretamente para o cliente. Poderá ser em formato PDF ou XML.

O formato XML (ou outros formatos estruturados no âmbito de EDI) é um formato que tem como objetivo a emissão e receção automatizadas num circuito de faturação eletrónica. Um dos exemplos, é a norma CIUS-PT, que define a estrutura para a faturação à Administração Pública

O QUE É A ASSINATURA DIGITAL QUALIFICADA?

A assinatura digital qualificada é um dos requisitos da faturação eletrónica, é uma funcionalidade que garante a autenticidade da assinatura, assegurando que foi realizada com a intenção de assinar o documento eletrónico.

O procedimento é simples, através de um certificado digital qualificado, que tem de ser emitido por uma entidade credenciada para o efeito, é fornecida uma assinatura digital. Esta assinatura, devidamente autenticada, garante a legalidade da mesma e a integridade dos dados fornecidos na fatura ou outro documento emitido.

Para além da assinatura digital, também é possível obter um selo eletrónico. Os dois mecanismos servem como assinatura, a diferença reside em que a assinatura digital contém informação de uma pessoa (por exemplo, o gerente da empresa), o selo eletrónico contém informação que identifica a empresa.

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A MINHA EMPRESA É OBRIGADA A UTILIZAR A ASSINATURA DIGITAL?

Todas as empresas que emitam faturas eletrónicas ou outros documentos fiscalmente relevantes, estão obrigadas a utilizar a assinatura digital qualificada, nomeadamente:

  • Empresas que enviam as faturas em PDF por e-mail, em alternativa ao envio em papel;
  • Empresas privadas e públicas que faturem a entidades da Administração Pública utilizando o modelo de dados CIUS-PT UBL 1.2;
  • Empresas que emitam faturas eletrónicas no sistema EDI – Intercâmbio Eletrónico de Dados (em formatos estruturados como XML ou outros modelos de EDI).

QUE DOCUMENTOS DEVEM SER ASSINADOS?

Faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, seja em formato PDF ou XML, enviados por e-mail ou qualquer outra via eletrónica.

BENEFÍCIOS NO ENVIO DE FATURAS POR VIA ELETRÓNICA

  • Redução dos custos (com papel, toner, envio pelo correio).
  • Incremento da produtividade na área administrativa: deixando de efetuar tarefas rotineiras e demoradas relacionadas ao processamento e envio das faturas.
  • Maior transparência na relação com os clientes: fica garantida a boa receção da fatura.  Mais rapidez no processo de faturação, aumentando a hipótese de receber os pagamentos mais cedo.
  • Maior fiabilidade na informação: estando o processo automatizado temos a possibilidade de reduzir erros e eliminar a possibilidade de extravio das faturas.
  • Espaço físico: Deixa de haver necessidade do tradicional arquivo em papel. O arquivo digital é válido pelo período legal exigido de 10 anos.
  • Responsabilidade ambiental: não imprimindo em papel, diminui a percentagem de abate de árvores bem como a redução das emissões de CO2.

 

A OBRIGATORIEDADE DA FATURA ELETRÓNICA NOS CONTRATOS PÚBLICOS

Quem está obrigado a Emitir faturas Eletrónicas?

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No âmbito das medidas excecionais aprovadas no contexto da pandemia COVID-19, o Decreto-Lei n.º 14-A/2020 veio alterar os prazos para implementação da faturação eletrónica na contratação pública. Foi publicado o Despacho n.º 133/2021-XXII onde foi novamente prorrogado o prazo de aceitação de faturas em PDF.

De acordo com os novos prazos, os fornecedores e as entidades da Administração Pública são obrigados a implementar a fatura eletrónica nos contratos públicos até:

  • 30 de setembro de 2021, para as grandes empresas, pequenas e médias empresas;
  • 31 de dezembro de 2021, para as microempresas.

Até às datas-limite indicadas, os fornecedores da Administração Pública podem continuar a utilizar os mecanismos de faturação certificada em vigor.

QUAIS AS VANTAGENS DE USAR A FATURAÇÃO ELETRÓNICA NOS CONTRATOS PÚBLICOS?

Na obrigatoriedade da faturação eletrónica, surgem igualmente vantagens que beneficiarão o Estado, e as empresas, nomeadamente:

  • Redução de custos com papel, material de impressão e despesas de envio;
  • Redução no tempo de envio das faturas;
  • Diminuição dos erros e maior na informação;
  • Maior facilidade na consulta das faturas por parte das entidades do Estado;
  • Maior agilidade na organização e catalogação dos documentos;
  • Maior segurança e confidencialidade;
  • Otimização da área administrativa.

AS SOLUÇÕES INFOSYNCRO:

A Infosyncro e a Saphety, estabeleceram uma parceria que pretende acelerar a emissão de faturas eletrónicas para os seus clientes. As empresas que utilizam o ERP da PHC vão passar a poder entregar esta documentação de forma automatizada e certificada, através das soluções Infosyncro, APP Syncro Saphety Signature e APP Syncro Saphety Invoice que submetem via API à Saphety.

As soluções Infosyncro, visam uma total transparência ao longo de todo o procedimento, bem como menor consumo de tempo e carga burocrática, redução de custos e com naturais incrementos no que concerne à produtividade no interior das organizações.

Como funcionam as soluções Infosyncro:

  • APP Syncro Saphety Signature: Para envio de PDF assinados digitalmente com certificado qualificado.
  • APP Syncro Saphety Invoice: Para envio de faturação eletrónica ao estado.

As APP Syncro Saphety Signature e APP Syncro Saphety Invoice são de subscrição anual, estando contempladas todas as atualizações necessárias.

 

COMO FUNCIONA A PARCERIA INFOSYNCRO E SAPHETY:

Fazer o registo no portal da Saphety e escolher o plano adequado para a sua empresa, e contratar a respetiva solução Infosyncro.

Pode escolher dois planos em simultâneo.

Assista a um vídeo de apoio ao registo e escolha de planos: Invoice Network | Registo e subscrição

Existem dois planos disponíveis que vão conectar com as nossas duas soluções da Infosyncro:

PLANO FATURA ELETRÓNICA que trabalha com a solução “APP Syncro Saphety Invoice”

Descrição: Os planos de Fatura eletrónica, garantem que a sua fatura é enviada eletronicamente para os seus clientes, no formato legal CIUS-PT ou naquele que esteja definido pelo seu cliente, permitindo a integração automática.

Âmbito: clientes “Administração Pública” e clientes “Privados” da rede Saphety Invoice Network que já aderiram a um processo integrado de receção de fatura eletrónica.

Subscrição: os planos de fatura eletrónica são de subscrição mensal, podem ser cancelados a qualquer momento. A adesão tem início assim que subscrever e pagar o plano que for mais conveniente à sua empresa.

Planos de faturação eletrónica da Saphety aqui: https://www.saphety.com/planos-precos-faturacao-eletronica

Explore a lista de clientes já disponíveis para receberem as suas faturas na Saphety: Lista de recetores SIN

Conheça as entidades que integram o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP): Entidades compradoras vinculadas ao SNCP

PLANO ASSINATURAS QUALIFICADAS NO PDF que trabalha com a solução “APP Syncro Saphety Signature”

Descrição: os planos de Fatura PDF, permitem o envio do PDF por via eletrónica (email) com recurso a uma assinatura eletrónica qualificada (Decreto-Lei n.º 28/2019).

Âmbito: clientes fora da rede Saphety Invoice Network, que ainda não tenham aderido a um processo integrado de receção de fatura eletrónica, e que aceitem rececionar as faturas em PDF por email.

Subscrição: os planos de Fatura PDF são de subscrição anual, podem ser cancelados a qualquer momento. A adesão tem início assim que subscrever e pagar o plano que for mais conveniente à sua empresa.

Assinaturas qualificadas aquihttps://www.saphety.com/planos-precos-fatura-pdf

Garanta que a sua empresa está preparada para a utilização da Faturação Eletrónica e Assinatura Digital Qualificada! Fale connosco, e cumpra com esta nova obrigatoriedade sem preocupações.